先劃清界線
診所有兩項截然不同的工作,需要不同的軟件:
- 前台事務 — 預約、提醒、登記表格、套票及會籍。定制或輕度配置的軟件在這方面可以大有幫助。
- 臨床記錄 — 病歷備註、診斷、處方及影像。市面上已有成熟的專門產品,並有專業規定適用。我們通常不建議取代它們。
合理的項目會改善前台事務,並審慎地連接臨床系統,而不是重新建立它。
時間與金錢流失之處
通常有幫助的做法
敏感資料及香港規定
- 健康資料屬最敏感的個人資料之一。只收集最少所需、只讓有需要的人查看,並議定保存多久。香港《個人資料(私隱)條例》適用,亦值得尋求專業意見。
- 訊息要審慎。WhatsApp 提醒應說明時間及地點,而非原因。避免在會顯示於手機螢幕的訊息中提及療程或病況。
- 專業及廣告規定。醫療專業各有守則,包括如何描述服務。在文字上線之前,請先查明適用於您的規定;我們無法就此提供意見。
- 避免收集身份證號碼,除非有明確的規定。
- 雙語表格及訊息更能服務病人,並減少誤解。
情境示例:一間物理治療診所
假設一間診所有數名治療師,各自的療程時長不同,而前台整個早上都在接電話。(此為示例情境,並非客戶。)
首個版本讓病人按真實空檔網上預訂治療師及療程類型,事前填寫簡短登記表格,並收到附有改期連結的低調提醒。前台得到一份日程表。臨床備註留在現有的記錄系統,不會複製任何敏感資料。
常見問題
你們可以開發臨床記錄軟件嗎?
我們通常不建議。臨床記錄已有成熟產品,並有專業要求適用。我們更適合處理預約、登記及溝通,並審慎地連接您的記錄系統。
提醒可以透過 WhatsApp 發出嗎?
可以,透過官方的商業平台,並須取得同意及使用已批核的範本。我們會把內容減至最少 — 時間及地點,而非療程詳情。
如何保障病人資料?
透過少收集資料、限制查看權限、預先議定保留及儲存安排,並把敏感記錄留在為此而設計的系統中。具體安排於範疇釐定時議定。
可以處理療程套票嗎?
可以。套票及會籍可以顯示剩餘次數及到期日,並在預約完成時扣減。