為已超出試算表負荷的業務而設的庫存及訂單系統。

系統的核心

• 產品及款式 — 貨品、尺碼、顏色、計量單位、組合套裝。
• 按地點劃分的存貨 — 倉庫、店舖、寄賣、在途。
• 採購 — 向供應商發出的採購單、預計到貨、收貨記錄。
• 銷售訂單 — 來自任何渠道:店舖、網站、電話或聊天。
• 變動及調整 — 每項存貨更改都記錄由誰、何時及原因。
• 提示及報表 — 什麼偏低、什麼滯銷、什麼在途。

維繫一切的規則:存貨只能透過記錄在案的變動而改變。若任何人都能覆寫數字,這些數字便不再可信。

香港貿易實況

• 多種貨幣。以人民幣或美元採購、以港元銷售十分尋常。請決定如何套用匯率,以及成本何時鎖定。
• 經聊天及電話下的訂單。許多訂單仍然始於一則訊息。請令輸入訂單快捷,並把訊息與訂單連結起來。
• 雙語產品名稱。產品往往需要中英文名稱,員工會以兩種語言搜尋。
• 多個地點及跨境流動。店舖、貨倉及內地夥伴都需要成為明確的存貨地點,並記錄彼此之間的調撥。
• 流動盤點。手機可以掃描條碼或二維碼,令盤點更快、更少出錯。

首次匯入之前要先敲定的事

1. 什麼才算一件「產品」?請先理清款式及組合,這會影響一切。
2. 如何確立起始存貨?上線前進行實物盤點,可避免承襲試算表的錯誤。
3. 誰可以調整存貨?必須記錄什麼?
4. 各渠道的訂單如何進入系統?
5. 什麼資料何時流向會計?

工作量隨地點數目、產品複雜度、渠道、系統整合及報表而增加。成本估算器是很好的初步檢視。

常見錯誤

• 把雜亂的產品資料原封不動匯入,然後奇怪報表為何不對。
• 起初略過實物盤點。
• 容許「只此一次」的自由修改存貨。
• 為無人定義過的流程開發功能。
• 沒有培訓每天處理存貨的人員。

情境說明:一間店舖及一個貨倉

試想一間設有小店舖及一個貨倉的貿易公司。存貨以共用表格清點,訂單經 WhatsApp 及電話而來,沒有人肯定某款熱賣貨品的最後幾件是在店舖還是在貨倉。(這只是說明用的假設情境,並非客戶個案。)

重點明確的首個版本會涵蓋:兩個地點的收貨及銷售、每個款式一個條碼、店舖與貨倉之間有記錄的調撥,以及低存貨清單。會計維持原狀,只傳送發票。其餘 — 退貨、組合套裝、預測 — 留待日後。

如何判斷是否見效

上線前先選定幾項簡單的量度,一個月後再作檢視:

• 實物盤點與系統數字相差多少。
• 某人要花多久才能得知某貨品是否有貨。
• 有多少訂單因存貨其實不存在而延誤或取消。
• 員工花多少時間核對數字,而非服務顧客。

目標並非第一天便有完美的數字,而是令數字每星期都更值得信賴,因為每項更改都被記錄下來。