時間悄悄流失之處
通常行得通的做法
許多公司使用成熟的執業管理產品已經足夠。若有一款合適,我們會如實告知;定制開發適用於特殊的流程或整合。
需要小心的地方
- 保密。客戶資料必須按客戶及角色分隔。這是從第一天起的設計要求,而非日後才加入的功能。
- 您自己的專業守則。專業團體可能對客戶保密、記錄保存及使用外部服務供應商訂有要求。請查明適用於您的規定;我們無法就此提供意見。
- 文件存放在哪裡及保存多久。在第一次上載之前,先決定保留及刪除安排。
- 雙語通訊。客戶訊息及通知往往需要英文及繁體中文,請兩者一併規劃。
- 客戶的意願。比電郵更麻煩的入口只會被忽略,它必須是更容易的選擇。
情境示例:旺季中的小型會計師事務所
假設一間事務所在旺季把時間花在追討客戶的銀行結單及收據,合夥人每天都問「誰手上有什麼?」(此為示例情境,並非客戶。)
首個版本會為每位客戶提供簡單的請求清單 — 需要什麼、已收到什麼、還欠什麼 — 附安全上載功能,以及自動發出的提醒。團隊在一個總覽畫面看到所有逾期事項。批核及開發票則待這部分獲得信任後再進行。
常見問題
客戶可以安全地上載文件嗎?
可以,透過需要登入的區域,讓每位客戶只看到自己的事務。登入需要多嚴格,視乎資料的敏感程度,我們會在開始時一同討論。
所有客戶都需要帳戶嗎?
對於保密資料,在某種形式上需要。可以很輕便 — 例如安全連結加簡短驗證碼 — 我們會按風險及客戶的耐性選擇合適的程度。
客戶機密如何受到保護?
透過分隔各客戶的資料、控制誰可以看到什麼,並預先議定儲存及保留規則。具體安排視乎您的責任而定,並於範疇釐定時議定。
可以連接我們的會計或執業管理軟件嗎?
通常可以。在作出承諾之前,我們會檢視雙方各需要傳送什麼資料,以及對方系統允許什麼。