阻力通常出現在哪裡
通常合理的首個項目
不要急於把一切數碼化。先讓一個緊湊的流程穩定運作,才有資格進行下一步:
香港及跨境的實際情況
- 同時處理多種貨幣。以人民幣或美元採購、以港元銷售,需要為匯率及成本訂立明確規則。
- 內地夥伴。面向夥伴的畫面或文件,除繁體中文及英文外,可能還需要簡體中文。
- 司機及倉務人員使用手機。為他們而設的工具必須適用於小螢幕,而且信號往往不穩,亦可能需要以相片作為送達證明。
- 高峰期。季節性的訂單高峰會暴露人手流程的所有弱點。
- 報關及貿易文件。要求因貨物及路線而異。我們建立工具;文件須載列什麼,仍以您的貨運代理或報關行為準。
情境示例:一間小型進口商
假設一間公司進口家居用品,售予店舖及網上客戶。訂單經 WhatsApp 送達;存貨分放在貨倉及小型陳列室;供應商發票以 PDF 形式到來。(此為示例情境,並非客戶。)
首個版本會記錄兩處的存貨及它們之間的每次調動,把每個 WhatsApp 訂單轉為正式的訂單記錄,並在出貨時自動發出訊息。供應商發票經讀取後設有覆核步驟,數字確認後才進入賬目。會計軟件維持不變。
須先釐清的問題:何謂一件產品、誰可調整存貨、匯率如何應用,以及貨物短收時怎麼辦。
常見問題
系統可以處理多種貨幣嗎?
可以。重點是先決定規則 — 何時使用哪個匯率、何時成本固定 — 並把規則寫進系統,而不是交由個別人員判斷。
司機可以用手機更新送貨狀態嗎?
可以。簡單而適合手機的畫面可以記錄狀態及送貨相片。我們會按單手操作及弱信號的情況來設計。
系統可以自動讀取供應商發票嗎?
通常可以提出建議的資料,由人員確認後才使用。效果視乎您的文件而定,所以我們會先以真實樣本量度準確度。
你們會就報關或貿易合規提供意見嗎?
不會。我們開發軟件;文件須載列什麼,由您的貨運代理、報關行或顧問決定。我們確保系統能夠擷取及呈現他們所要求的內容。