四個步驟的模式
- 閱讀。系統接收文件,並就您關心的欄位提出數值 — 供應商、日期、金額、參考編號。
- 自動檢查。簡單規則可攔截明顯錯誤:總額不符、日期先後倒置、缺少參考編號。
- 覆核。人員並排查看文件與建議數值,更正任何錯誤後接受。不確定的項目會被標示,而非隱藏。
- 交接。已接受的資料流入您的會計軟件、試算表或系統 — 並記錄該決定。
覆核步驟並非設計的弱點,而是設計本身。正因如此,您才能在出錯會有影響的工作上使用人工智能。
首先要問:真的需要人工智能嗎?
若文件來自少數版面固定的供應商,固定規則或範本比人工智能更便宜、更可預測。人工智能在以下情況才有價值:
- 不同寄件人的版面差異很大;
- 資料存在於自由文字之中,而非固定格子;
- 文件混合多種語言或格式;
- 人員花費數小時閱讀及重新輸入。
有時答案是混合使用:規律的寄件人用規則,零星的長尾用人工智能。我們寧願如實相告,而不是預設使用人工智能。
處理真實文件之前要先決定的事
香港文件:兩種語言、多種貨幣
試用示範,並了解它是什麼
文件審閱示範展示一張示例發票與可編輯的擷取欄位並排,讓您感受覆核步驟的實際體驗。它並沒有使用真實的人工智能服務:結果是預先設定的,用以說明互動流程,並使用虛構數據。
示意示範．虛構數據．模擬人工智能擷取
開啟文件審閱示範 (介面為英文)
我們會如何開始
- 收集真實例子 — 一批具代表性及棘手的文件,敏感內容按議定方式處理。
- 界定欄位及規則,訂明怎樣的結果才可接受。
- 先量度。在您的例子上試用簡單規則及人工智能,先比較準確度,再決定設計。
- 及早建立覆核畫面,因為價值與風險都集中在此。
- 先從一種文件類型開始,有效後才擴大。
影響工作量的因素:文件類型數目、差異程度、欄位數目、最後的系統整合及覆核流程。可先用成本估算器初步了解範圍。
常見問題
對我們的文件準確度會有多高?
在以您的文件測試之前,我們無法承諾任何數字。準確度視乎版面、語言及掃描質素,而且因欄位而異。這正是首步要以真實例子量度,以及設計中保留覆核步驟的原因。
我們的資料會離開我們的系統嗎?
視乎做法而定。部分人工智能服務會在外部供應商的伺服器處理內容。我們會說明各種選項、核實供應商的資料條款,並在使用任何真實文件前議定可接受的做法。
可以閱讀中文及英文文件嗎?
通常可以 — 但表現不一,尤其是混合語言版面及低質素掃描件。我們會以您自己的文件測試,而非作出假設。
較簡單的自動化能否完成這項工作?
有時可以。對於版面固定的文件,規則或範本可能更便宜、更可預測。我們會與您比較各種選項,並建議行得通的最簡單做法。
需要多少費用?
視乎文件類型的數目及差異、系統整合及覆核流程。若使用人工智能服務,亦會有營運成本。界定範圍可讓您在承諾之前看清兩者。