行業指南
慈善及非政府機構:減少行政時間,審慎對待人們的信任。
非牟利機構靠小型團隊、義工及有限的預算運作,並依賴捐款人及服務對象的信任。良好的軟件節省員工時間並鞏固這份信任;欠佳的軟件或倉促的採購則令兩者白費。本頁探討定制開發在哪裡有幫助,以及哪些情況下現有工具是更好的答案。
先考慮購買,而非開發
許多成熟的工具能妥善處理捐款、支持者記錄、義工更表及電郵,有些還提供非牟利機構優惠。對大多數機構來說,它們是正確的第一步。定制開發適合在其周邊進行:
- 把分散在不同地方的支持者、捐款及活動記錄整合起來;
- 配合您工作特點的服務計劃或個案追蹤流程;
- 夥伴或受惠者入口;
- 以資助者要求的確切格式匯報。
如果現有產品已滿足您的需要,我們會如實告知。預算花在使命上,勝過花在重複的軟件上。
時間花在哪裡
通常有幫助的做法
香港的實際情況
- 支持者資料屬個人資料。籌款及呼籲屬直接促銷,設有通知、同意及拒絕接收的規則。請妥善記錄同意,並尊重停止接收的要求。請參閱私隱條例指南。
- 受惠者資料可能非常敏感。健康、家庭、入境或財務詳情需要嚴格的存取控制、最少的收集,以及清晰的保留規則。
- 捐款收據及稅務。捐款收據須符合稅務局對認可慈善機構的要求。請與您的核數師查明適用於貴機構的規定。
- 公開籌款規則。部分籌款活動需要有關當局許可。這由您自行確認;我們不就此提供意見。
- 多種語言。支持者及您服務的社群可能閱讀中文、英文或其他語言。請規劃易於使用、用語淺白的表格及訊息。
- 小型團隊及人事更替。選擇義工或新任統籌員也能學會的軟件,附有文件,而帳戶由機構擁有。
情境示例:一間中型社區慈善機構
假設一間慈善機構有數位職員、二百名義工,而支持者分別記錄在三份試算表及一個郵件工具之中。(此為示例情境,並非客戶。)
首個版本把支持者整合到單一記錄,附上他們的同意及溝通選擇,讓義工報名參加時段並收到提醒,並為董事會生成每月的捐款及義工時數摘要。現有的捐款平台保留不變;新增的部分連接它。附有更嚴格存取控制的服務個案追蹤則稍後加入。
常見問題
你們為非牟利機構提供折扣價嗎?
我們不公布收費,亦無法在此承諾折扣。請告訴我們您的預算及需要,我們會提出符合的範疇,包括配置現有工具等較便宜的選擇。
我們可以由非常細小的項目開始嗎?
可以,而且我們鼓勵這樣做。一項有用的改變,例如一份整合的支持者名單,比一個永遠得不到撥款的大計劃更有價值。請參閱規劃首個版本。
如何處理敏感的受惠者資料?
少收集、按角色限制存取、記錄誰查看了什麼,並預先議定保留及儲存安排。資料特別敏感時,亦請尋求專業意見。
義工可以用手機使用嗎?
可以。適合手機的報名及換更頁面,無需要求人們安裝任何東西便能觸及他們。