事情在哪裡流失
通常有幫助的做法
需要規劃的現實情況
- 雙語通告。住戶閱讀英文、中文或兩者。通告及請求狀態應以每個人偏好的語言顯示。
- 住戶資料屬個人資料。姓名、單位號碼、聯絡資料及訪客資料都需要謹慎處理。決定誰可以看到什麼,以及記錄保存多久。
- 風暴後的湧現。颱風過後,報告會一湧而至。好的追蹤器能協助排定優先次序及歸類;差的只會令問題堆積。
- 多個決策者。管理公司、業主委員會及承辦商各有角色。權限應反映實際由誰決定。
- 易用程度。許多住戶用手機,而且不少人不熟悉科技。如果報告比傳訊息更麻煩,他們就會傳訊息。
情境示例:一幢大廈,一份請求清單
假設一幢大廈的故障在群組中報告,並大致靠經理的記憶追蹤。(此為示例情境,並非客戶。)
首個版本讓住戶附上相片報告故障並查看狀態。經理把它指派給承辦商,並在一個畫面看到按位置分組的所有未完成事項。重複的報告會附加到現有請求,而不是新增。狀態改變時,住戶會收到簡短訊息。預約及文件分享則待報告功能運作良好後跟進。
常見問題
住戶需要安裝應用程式嗎?
不一定。適合手機的網頁無需安裝便可使用,並可從大堂的二維碼連結。如有充分理由,日後可再推出應用程式。
承辦商也可以使用嗎?
可以。他們可以接收工作、加入備註及相片,並標示完工,而權限僅限於指派給他們的工作。
如何處理住戶私隱?
我們會限制收集的資料、限制可查看的人員,並預先議定保留期限。香港《個人資料(私隱)條例》屬規劃的一部分,亦值得尋求專業意見。
通告可以同時以中英文發出嗎?
可以。通告可以預備兩種語言版本,並以每個人所選的語言顯示。