壓力來自哪裡
通常有幫助的做法
香港的實際情況
- 預設雙語。節目表、證件、指示牌及訊息通常需要英文及中文;國際性活動可能需要更多語言。
- 分享參加者資料。把參加者資料交給贊助商或參展商,需要事先作出清晰的通知並取得同意。之後的促銷訊息另有規則。請參閱私隱條例指南。
- 入口處的高峰負載。所有人都在同一個三十分鐘內到達。請以該流量,在場地實際的網絡上測試報到。
- 場地網絡不可靠。擠滿人的展廳令流動數據及 Wi-Fi 吃緊。宜採用可離線運作、稍後同步的設計。
- 天氣及取消。惡劣天氣警告可能迫使活動延期。您需要快速通知參加者、按您的政策處理退款或轉換,並更新節目表的方法。請參閱讓系統應付颱風。
- 付款。提供您的受眾所使用的方式,並確認供應商支援什麼。請參閱在香港收取網上付款。
情境示例:為期兩天的貿易展覽
假設一個小型貿易展覽有六十位參展商及數千名訪客,靠試算表及多個電郵信箱運作。(此為示例情境,並非客戶。)
首個版本為訪客提供發出二維碼的登記頁面,為職員提供可離線運作的報到畫面。參展商有一個入口,處理展位資料、通行證申請及送貨時段。即時節目頁面在研討會移動時更新。展覽之後,主辦方匯出一份已同意被聯絡的參加者清單,參展商則收到自己的潛在客戶。掃描收集潛在客戶及流動應用程式可稍後加入。
常見問題
我們應否使用活動平台而不是定制軟件?
對標準的會議,通常應該。定制軟件適用於特殊形式、您舉辦許多活動並希望擁有自己的資料及品牌,或需要與其他系統整合的情況。
報到可以在沒有互聯網時運作嗎?
可以,只要為此設計:參加者名單儲存在裝置上,恢復連線時同步。這值得從一開始就規劃。
參展商可以收到參加者的資料嗎?
只限於參加者已獲告知並同意,或掃描證件本身就是知情的行動。正確做法取決於您的通知及同意措辭,所以請在登記開放前規劃好。
如果活動因颱風須延期怎麼辦?
我們會為此規劃:以各人的語言一次過通知所有登記者、按您的政策提供轉換或退款,並在各處更新節目表。政策本身由您決定。