創意及市場推廣公司:簡介、批核及素材,擺脫電郵串。

利潤在哪裡流失

• 簡介經電郵更改,令團隊依據不同版本工作。
• 客戶意見經聊天、電郵及電話到達,沒有單一的修改清單。
• 非正式給予的批核,事後引起爭議。
• 設計稿、文案及原始檔案散落在硬碟、信箱及手機之中。
• 有工作但沒有記錄的工時,令範疇蔓延在開票前無從察覺。
• 自由工作者需要存取部分資料,而不是全部。

通常有幫助的做法

• 每項工作一份簡介,附版本歷史及清晰的「已批准」狀態。請參閱撰寫項目需求簡介,客戶也可使用。
• 意見集中一處,附在所涉及的檔案或頁面上,每則意見有狀態。
• 客戶門戶,用於成果、批核及發票。參閱客戶門戶。
• 批核軌跡,記錄誰在何時批准了什麼,並把批核與範疇掛鈎。
• 工時及長期服務追蹤,顯示已用範疇對比已出售範疇。參閱內部工具。
• 共用的素材庫,記錄權利、用途及到期日。

情境示例:一間十二人的設計及數碼工作室

假設一間工作室有十多位客戶採用長期服務,意見經聊天及電郵到達,而工時在月底憑記憶估計。(此為示例情境,並非客戶。)

首個版本為每位客戶提供一個入口,載有現行簡介、待審閱的檔案,以及一份附狀態的單一意見清單。批核按範疇記錄。員工用手機幾秒鐘便能把工時記在工作上,每月檢視顯示每項長期服務的已用及剩餘時數。開票仍留在現有的會計軟件,由整潔的匯出檔供應資料。

其他行業

相似的模式亦出現在其他地方:請參閱專業服務、活動及展覽、建築及工程,或全部行業。