讓系統應付颱風:在信號升起之前該規劃什麼。

惡劣天氣日有什麼改變

• 預約及課堂被取消或移動,往往只有數小時通知,而且常常一次過全部。
• 顧客同時問同一條問題:你們有營業嗎?我的預約怎麼辦?
• 送貨及自取停頓或改變,訂單堆積。
• 員工可能在家工作、遲到,或完全無法出行。
• 警告可能很快解除,服務恢復時帶來大量改期。

香港勞工處就颱風及暴雨期間的工作安排(包括「極端情況」公布)發布了工作守則。僱主在薪酬、安全及上下班方面有責任。本指南並不涵蓋這些:請閱讀現行守則,並就您自己的安排尋求意見。

計劃中的軟件部分

• 批量改期及取消。能一次選取整個時段、整天或整個地點,一個操作就取消或移動其中所有項目,而不是逐個預約處理。請參閱預約系統。
• 預先撰寫的訊息。「今日休息」、「延遲開放」及「已改期」的現成通知,備有中英文,員工一按即可發出。透過已批核範本發送訊息需要預先設定。請參閱 WhatsApp 商業選項。
• 網站及應用程式的橫額。一個開關,在顧客最先看到的畫面顯示今日狀態。
• 系統內清晰的規則。您有關退款、抵用額及補課的政策,只寫一次、一致執行,並在通知中說明。
• 可大規模處理的重新預約。如果一百位顧客需要新時段,自助連結勝過一百通電話。
• 可在當天更改的營運安排。送貨時段、訂單截止時間及員工更表,都能迅速編輯。

讓系統本身保持可用

• 託管。雲端及專業數據中心是為穩健而建,但請查核供應商在哪裡託管、提供什麼冗餘,以及承諾什麼。放在辦公室的伺服器較容易受停電、水浸及進出問題影響。
• 遠程存取。員工必須能在家安全登入,擁有相同權限,無需特地回辦公室。
• 備份。把副本保存在辦公室以外,並測試還原。請參閱後端、資料及託管。
• 互聯網及電力。小型企業可能同時失去兩者。請知道哪些功能需要後備方案,例如手機熱點。
• 依賴的服務。支付、訊息及送貨供應商也有自己的壞日子。請知道其中一家變慢時您會怎麼做。
• 監察。警報送達能採取行動的人,無論他們身在何處。

情境示例:一間語言學校

(此為示例情境,並非客戶。)一間學校在三個地點開辦夜間課程。當下午四時公布警告,經理打開「天氣」畫面,選取今晚的課堂,選擇「取消」並選定補課規則。系統把課堂標示為已取消,以每個家庭的語言發出預備好的通知,提供預約補課的連結,並更新網站橫額。同樣的工作過往意味著整個早上的電話及群組風暴。