由試算表轉用專門系統:何時轉,以及如何安全地轉。

您已不敷使用試算表的跡象

• 數個人需要同時更新,而編輯互相衝突或覆蓋。
• 沒有人肯定哪個版本才是最新,或同一份資料存在於數個檔案之中。
• 錯誤不斷出現,源於複製、貼上及損壞的公式,並造成實質損失。
• 不同的人需要看到不同的內容,而整個檔案無法安全地分享。
• 您需要審計軌跡:誰在何時更改了什麼。
• 其他系統應自動獲得資料,而重新輸入緩慢又容易出錯。
• 某一個人是運作方式的單點故障。
• 它很慢、龐大或不斷當機。

單獨一項也許可在試算表內解決。數項同時出現,通常就代表是時候了。

在建造或購買任何東西之前

• 以淺白語言描述流程。什麼觸發每一行、誰處理它、作出哪些決定,以及最終結果是什麼。請包括負責人記在腦中的不成文規則。
• 找出真正的資料。列出每個檔案、工作表及欄位,以及每個數值的來源。註明哪些欄位是輸入、哪些是計算所得。
• 整理它。重複項目、不一致的拼寫、混合的格式,以及應是選項卻用自由文字之處,都令遷移痛苦。先在表格中修正;在那裡更便宜。
• 決定捨棄什麼。遷移是個機會,可以丟下沒有人使用的欄位及已過保留期限的記錄。
• 先查看現有產品。許多流程適合可購買的軟件。請參閱自行開發還是購買。

安全地遷移資料

• 備份原件並保持不動。
• 議定每個欄位的含義及其格式,例如日期、電話號碼及貨幣。請參閱為香港設計表格及資料。
• 妥善處理中文。檢查匯入及匯出時字元是否完整,以及排序及搜尋是否如使用者所期望。
• 匯入後核對數量及總額:相同的客戶數目、相同的未完成訂單總值。
• 審慎處理個人資料。只遷移所需、限制存取,並刪除零星的副本。請參閱私隱條例指南。
• 規劃退路。如果第一週出了問題,您應能返回舊的表格。

人才是較難的部分

• 讓目前使用表格的人參與。他們知道例外情況,而且如果被忽視,可以令項目失敗。
• 令新方法更容易,而不只是更新。如果輸入一張訂單比以前更花時間,人們就會退回舊方法。
• 及早、簡短地培訓,並留下一頁指引。
• 指定負責人。供應商離開後,必須有人決定、修正及回答問題。請參閱維護及支援。

情境示例:一間小型進口商

(此為示例情境,並非客戶。)一間公司在一個由四人編輯的大型工作簿中追蹤庫存及訂單。訂單從通訊應用程式重新輸入,而庫存數量每個月底都不準確。在描繪流程後,首個版本只取代訂單工作表:每張訂單只輸入一次、與庫存連結,而該表格則設為唯讀一個月作為交叉核對。庫存及供應商發票在第二階段轉移。會計軟件維持不變。

延伸閱讀

想知道轉移某項工作是否值得,可試用自動化回本計算器。